راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ی نیروی انسانی

راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ی نیروی انسانیReviewed by رضا بیگدلی on Oct 15Rating: 5.0راهکارهایی برای کاهش هزینه‌ی نیروی انسانیراهکارهایی برای کاهش هزینه‌ی نیروی انسانی

در مرحله‌ی استخدام نیروی جدید بیشتر به دستمزد سالیانه‌ی اضافه‌شده به هزینه‌های شرکت توجه می‌شود. حقوق کارمندان هزینه‌ی زیادی روی دست شرکت می‌گذارد و به همین دلیل بسیاری از مدیران کسب‌و‌کارها فقط به دستمزد سالانه توجه می‌کنند؛ اما این کار اشتباه است. در واقع هزینه‌ی سرجمع هر کارمند بسیار بیش‌تر از حقوق سالیانه است.طبق مطالعات تونی ناپ، مدیر عامل شرکت اسپات‌لایت، هزینه‌ی سرجمع هر کارمند حدود ۱۸ تا ۲۶ درصد از مجموع دستمزد سالیانه‌ی او بیش‌تر است.بسیاری از افراد فقط حقوق را می‌بینند و گمان می‌کنند هزینه فقط همین است؛ اما واقعیت خلاف این است. به عنوان مثال یک کارمند آمریکایی که ۷۰ هزار دلار سالانه دستمزد می‌گیرد، هزینه‌ای در حدود ۸۸ هزار دلار دارد. این اختلاف شامل ۴۳۴۰ دلار مالیات امنیت عمومی، ۱۰۱۵ دلار مالیات پزشکی، ۴۷۸ دلار بیمه‌ی بیکاری، ۱۰۱۱۹ دلار هزینه‌های درمانی و … است.برحسب حوزه‌ی فعالیت و این که کارمندان جدید چقدر برای شغلشان آمادگی دارند، ممکن است متحمل هزینه‌ی آموزش‌های گران‌قیمت کارمندان نیز بشوید. برای مثال اگر شرکت اسپات‌لایت مجبور به آموزش کارمندی باشد، بار مالی در حدود نصف دستمزد سالیانه قبل از آن که کارمند به مرحله‌ی بازدهی برسد خواهد داشت.به هزینه‌های بالا بازدهی، برگشت سرمایه را نیز اضافه کنید. وقتی کارمندی استعفا می‌دهد یا بازنشسته می‌شود، سرمایه‌گذاری انجام‌شده عملا از دست می‌رود و مجبور خواهید شد دوباره هزینه کنید.اما این اعداد نباید شما را نگران کند. احتمالا از قبل می‌دانستید که برای چرخاندن شرکت حدود ۱۸ تا ۲۶ درصد حق بیمه‌ی پرسنل را پرداخت می‌کنید. اما اگر حواستان جمع نباشد، هزینه‌ی پرسنل می‌تواند از کنترل خارج شود و سود شما را بسیار کاهش دهد.

روش‌های کاهش هزینه

به طور مشخص هزینه‌ی استخدام نیروی جدید، آموزش و بازنشستگی آن بسیار بالا است. خوشبختانه روش‌های امتحان شده‌ای وجود دارند که می‌توانید با استفاده از آن‌ها و بدون تاثیر منفی بر سوددهی، هزینه‌ی مجموع را کاهش دهید.

۱- کارمندان چندمنظوره

کارمندانی که در وظایف خاصی حرفه‌ای هستند و تسلط زیادی دارند، هزینه‌ی استخدام بالایی دارند. اما در عوض کارمند متخصص به خاطر منافعی که برای کسب‌وکار شما به همراه می‌آورد، ارزش این هزینه را دارد. البته تعداد زیاد کارمندان متخصص می‌تواند هزینه‌ها را بالا ببرد و شرکت را برای فعالیت‌های میدانی محدود کند.یکی از بهترین راهکارهای کاهش هزینه و بهبود سازمان، کارمندان چندمنظوره هستند. آموزش چندمنظوره که به عنوان تقویت شغلی شناخته می‌شود، مستلزم توسعه‌ی کسب‌وکار است. به معنای دیگر شما به کارمندان آموزش می‌دهید مسئولیت‌هایی را به عهده بگیرند که در راستای وظیفه‌ی اصلیشان نیست.برای مثال شاید کارمندان توسعه‌ی محصول را به صورت چندمنظوره در بخش پشتیبانی مشتریان نیز به کار گیرید. منافع کوتاه مدت این کار این است که وقتی با افزایش تقاضا مواجه می‌شوید، می‌توانید اعضای تیم پشتیبانی را افزایش دهید. اما فایده‌ی اصلی این است که تیم تولید محصول دردهای مشتریان را درک می‌کند و می‌تواند از این دانش در طراحی محصول بهتر بهره گیرد.

۲- کاهش روزهای کاری

هر روزی که شرکت باز است به معنای هزینه‌ای برای پشتیبانی عملیات است. یکی از راه‌های مفید برای ذخیره‌ی سرمایه و بهبود رضایت کارمندان، کاهش ساعات کاری به ۴ روز در هفته است. اگر کارمندی به صورت معمول ۵ روز در هفته ۸ ساعت کار می‌کند، تغییر آن به ۴ روز ۱۰ ساعته باعث خواهد شد تعطیلات آخر هفته‌ افزایش یابد و خواهید دید که این‌گونه افراد بازدهی بیش‌تری خواهند داشت.

۳- استفاده از ابزار‌های مناسب

اغلب هزینه‌های تکرارشونده غیر از دستمزد به فناوری مربوط می‌شوند. همه‌ی ابزارها، سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه‌ها باید وظایفشان را به درستی انجام دهند. در غیر این صورت هزینه‌های گزافی ناشی از تعمیرات یا کم بازده بودن به مجموعه تحمیل خواهند کرد. اگر بتوانید راهی برای کاهش این هزینه‌ها پیدا کنید، صرفه‌جویی زیادی نصیبتان خواهد شد.به تفاوت هزینه‌ی گوشی‌های هوشمند و عادی دقت کنید و ببینید که فناوری چگونه می‌تواند هزینه را کاهش دهد. در سازمان‌هایی که هزینه‌ی تلفن کارمندانشان را پرداخت می‌کنند، قبض تلفن کمرشکن است. اگر کارمندی بیش از حد از تلفن استفاده کند، هزینه‌ها به سرعت بالا می‌روند، اما اگر از تماس اینترنتی استفاده شود بسیار ارزان‌تر تمام خواهد شد.راه حل دیگر این است که به کارمندان اجازه دهید دستگاه‌های خودشان را به محل کار بیاورند. این سیاست فشار روی دپارتمان آی‌تی برای تأمین قطعات مانند لپ‌تاب، تبلت و گوشی را کاهش می‌دهد. کارمندان نیز از پلتفرم و دستگاهی که به آن عادت دارند استفاده می‌کنند که در بهبود بازدهی کار بسیار مؤثر است.

۴- برون‌سپاری

وقتی تقاضا افزایش می‌یابد و شرکت‌ها نیازمند کمک می‌شوند، گرایش طبیعی به انتشار آگهی استخدام برای شغل‌های تمام وقت است. ولی چرا در نظر نمی‌گیرید که برون‌سپاری نیز می‌تواند یک راه حل مناسب باشد. بنا به تحقیقات، یک شرکت می‌تواند بیش از ۶۰ درصد هزینه‌های عملیاتی را با برون‌سپاری شغل‌ها به افراد واجد شرایط ذخیره کند. این مقدار فوق‌العاده می‌تواند ده‌ها هزار دلار در سال برای شرکت صرفه‌جویی به ارمغان آورد.نکته‌ی کلیدی این است که بدانید چه زمانی باید برون‌سپاری کنید. بعضی شغل‌ها بیشتر از دیگران برای برون‌سپاری مناسب احساس می‌شوند. اغلب شرکت‌ها تمایلی به برون‌سپاری وظایف کلیدی مانند مدیریت تولید و فروش ندارند؛ زیرا برای این که این مسئولیت به خوبی انجام شود، افرادی را می‌خواهند که شرکت را از درون بشناسند. به هر حال برون‌سپاری وظایفی مانند مرکز تماس یا تحقیقات مشتریان وظایف مدیریتی و حتی بازاریابی دیجیتال می‌تواند صرفه‌جویی خوبی باشد.علاوه بر این‌ها همیشه راهکارهایی بوده است که با پرداخت اضافه‌کاری به کارمندان فعلی، بتوان در برابر افزایش هزینه‌ها مقاومت کرد. بعضی اوقات پرداخت اضافه‌کاری وسوسه کننده برای بازه‌ای از زمان, اقتصادی‌تر از آن است که کارمند جدیدی استخدام کنید که نیازمند آموزش است و شاید ۶ ماه دیگر به او نیاز نباشد.

۵- حفظ کارمندان عالی

آیا می‌دانستید که هزینه‌های سرسام‌آور استخدام نیروی جدید می‌تواند برای کسب‌و‌کار کوچک شما پرهزینه باشد؟ هزینه‌ی بازیابی پرسنل با معیارهای مختلفی از جمله کاهش تولید با خالی ماندن موقعیت شغلی، هزینه‌ی استخدام و آموزش کارمندان جدید و خلأ و خسارتی که مواجه خواهید شد تا کارمند جدید کار را یاد بگیرد سنجیده می‌شود. خوشبختانه روش‌هایی برای نگه داشتن کارمندان خوب وجود دارد.

مدیرعامل بانک مونترال روش‌های حفظ کارمندان را این‌گونه بیان کرده است:

  • حقوق و مزایای رقابتی پیشنهاد دهید
  • شرح وظایف و اهداف سازمان را به روشنی مشخص کنید
  • در آموزش پیوسته‌ی کارمندان اهتمام داشته باشید
  • مطمئن شوید کارمند فرصت‌های رشد را می بیند
  • ارتباطات دوطرفه را تشویق کنید
  • ارتقا و پاداش کارمندان را فراموش نکنید

۶- پاداش

فاکتور‌های زیادی هستند که هزینه‌ی نگه‌داری کارمندان را افزایش می‌دهند. اما همیشه راهکارهای مناسبی نیز وجود دارد. طبیعت تجارت این چنین است و این تدبیر شما است که می‌تواند به شدت هزینه‌ها را کاهش یا افزایش دهد. یکی از بهترین روش‌ها تشویق کارمندان است.به دلایل زیادی تشویق کارمندان نسبت به جذب نیروی جدید بسیار مفیدتر است. کارمند سابقه‌دار فرهنگ شرکت را درک می‌کند و نیازی به دوره‌ی تطابق ندارد. در ضمن او کارمندان دیگر را تشویق خواهد کرد برای آنکه بتوانند مثل او فرصتی برای پیشرفت داشته باشند , بیشتر کار کنند که در نهایت باعث تقویت خروجی کارمندان خواهد شد.درست است که معمولا افراد کمی واجد شرایط ارتقا هستند، ولی چشمانتان را برای ارتقا و جایگزینی‌های احتمالی باز نگه دارید تا کارمندان بدانند که همیشه فرصت رشد به آن‌ها داده می‌شود.

 کارمندان سرمایه‌ی شما هستند

در ارتباط با کارمندان ۲ دیدگاه وجود دارد. اولین دیدگاه این است که به کارمندان به عنوان موانعی که در برابر سود شما قرار گرفته‌اند نگاه کنید. به معنای دیگر هر سکه‌ای که دستمزد می‌دهید به معنای سکه‌ای کمتر در حساب بانکی شما است.دیدگاه دوم این است که به کارمندان به عنوان سرمایه‌ی انسانی نگاه کنید. برای افزایش درآمد شما باید افراد درستی را استخدام کنید. هر چه فرد بهتری بیاورید حساب بانکی شما پرتر خواهد بود.بسیار مهم است که به کارمندان دیدگاه دوم را داشته باشید. پرسنل سرمایه‌ی شما هستند و باید مطمئن شوید که آن‌ها شما را تقویت می‌کنند. اگر چه هر دستمزدی که پرداخت می‌کنید به معنای سود کمتری است اما برای حفظ تعادل بین این مفاهیم باید روش‌هایی برای کاهش هزینه‌ی پرسنل بدون مصالحه کردن سر کیفیت کارمندان پیدا کنید.به طور پیوسته وضعیت خودتان را ارزیابی کنید و از امتحان کردن راهکارهای جدید وقتی که قبلا با روش‌های شکست خورده مواجه شده‌اید نترسید.